公文系統常見問題Q&A

公文系統常見問答(QA)

1、 Q:本校公文資訊系統網址?

A:https://edoc.ntu.edu.tw/

2、 Q:公文系統何時上線?

A:公文系統自100年11月21日上線實施。

3、 Q:公文系統最重大的改變是什麼?

A:系統實施後,所有公文(含自行創簽稿及校外來文)均需至系統內製作編輯及確認陳核流程,並由系統自動給號,不得再以word製作。

4、 Q:公文系統實施後校內單位函轉的公文怎麼收文?

A:公文系統實施後,所有校內公文都會傳送至系統內「校內電子文」,各單位收文人員需至「校內電子文」收公文。校內函轉公文沒有稽催,可以不用創簽稿辦理。

5、 Q:校內公文從「校內電子文」收取後,怎麼請示主管?

A:各單位收文人員至「校內電子文」收公文後,如有需要請示主管的公文,可以「加註意見」後按「請示」給主管。主管加註意見或以便利貼填寫後,傳閱回同仁。

6、 Q:校內公文從「校內電子文」收取後,怎麼給同仁看?

A:各單位收文人員至「校內電子文」收公文後,可以「加註意見」或以便利貼填寫後,傳閱相關同仁。

7、 Q:公文系統的校外公文怎麼簽收?

A:

  1. 為縮短公文傳遞時間,校外來文總收文將不列印紙本,概以線上進行分文至各一級單位。至附件無法數位化者,則維持現狀,以紙本送交各一級單位。
  2. 一級單位收文可於線上分文至二級單位,二級單位亦可線上分文至承辦人,再由承辦人列印紙本。

8、 Q:校內所有的公文只能從「校內電子文」收取,不再有紙本公文?

A:為使同仁熟悉新系統,只要是校內單位發給個人的公文或開會通知單,都會用紙本公文列印傳送,但僅限於校內公文。校外來文還是以電子公文傳送,沒有紙本文。

9、 Q:聽說公文系統實施後,存查公文也要創簽辦理,不能在文面上寫字嗎?

A:只有出現在「待處理公文」資料夾中出現的校外來文才要創簽稿辦理!校內單位的公文在「校內電子文」中收取後直接加註意見或以便利貼方式寫意見後直接傳閱相關同仁。

10、Q:系統操作有問題,可以問誰?

A:系統網站建置有各項作業的影音教學檔,可供查詢學習。如有本系統操作使用如有疑義或相關建言,請洽專線電話:3366-2134, 3366-2131 或 參考線上說明https://edoc.ntu.edu.tw/ifdworkflow2_ntu/Onlinehelp/index.htm。